• 147
  • Syarat Administrasi Kepegawaian

Syarat Administrasi Kepegawaian

NoLayananUraian Prosedur LayananSyarat Dokumen
1Penerbitan Surat Tugas Dekan
  1. Surat Permintaan Penugasan Pegawai baik dari instansi lain dan/atau dari pegawai yang bersangkutan yang disampaikan ke Dekan melalui Bagian Umum;
  2. Dekan mendisposisikan pembuatan surat tugas kepada Wakil Dekan Bidang Umum dan Keuangan;
  3. Wakil Dekan Bidang Umum dan Keuangan mendisposisikan pembuatan surat tugas ke Bagian SDM Fakultas;
  4. Bagian SDM Fakultas membuat draf Surat Tugas;
  5. Paraf dan Tandatangan oleh Pimpinan;
  6. Penomoran dan stempel surat serta pengarsipan;
  7. Surat tugas disampaikan kepada pegawai yang bersangkutan.
  1. Surat Permohonan Penugasan Pegawai;
2 Cuti Pegawai
  1. Pegawai mengajukan permohonan cuti yang akan diambil dengan mengisi formulir permintaan dan pengajuan cuti;
  2. Bagian SDM Fakultas meneliti cuti apa saja yang pernah/belum diambil untuk proses permohonan ijin/cuti yang bersangkutan;
  3. Pertimbangan atasan langsung;
  4. Bagian SDM Fakultas  membuat surat usul cuti pegawai dengan melampirkan permohonan beserta formulir permintaan dan pengajuan cuti;
  5. Paraf dan penandatanganan persetujuan usul ijin atau cuti oleh Pimpinan;
  6. Penomoran, pemberian stempel dan menyerahkan surat usul ijin atau cuti pada Bagian SDM Rektorat;
  7. Bagian SDM menerima surat balasan penerimaan ijin atau cuti dari Bagian SDM Rektorat;
  8. Bagian SDM Fakultas menyerahkan surat ijin atau cuti kepada yang bersangkutan.
  1. Surat Permohonan cuti pegawai;
  2. Formulir permintaan dan pengajuan cuti;
  3. Surat pelimpahan tugas pegawai selama melaksanakan cuti.
3Peminjaman File Kepegawaian
  1. Pegawai/pemohon mengajukan permohonan peminjaman file yang disampaikan kepada Wakil Dekan Bidang Umum dan Keuangan;
  2. Bagian SDM Fakultas menerima disposisi permohonan peminjaman file;
  3. Bagian SDM Fakultas mencari dan menyerahkan file kepada pegawai/pemohon;
  4. Pegawai/pemohon mengembalikan file yang dipinjam untuk diarsipkan kembali.
  1. Formulir peminjaman file kepegawaian.
4Pengaktifan Kembali dari Tugas/Ijin Belajar
  1. Dekan menerima surat pengembalian pegawai dari lembaga/universitas tempat tugas belajar/ijin belajar;
  2. Pegawai melengkapi dokumen untuk pembuatan surat permohonan pengaktifan kembali dari tugas belajar/ijin belajar;
  3. Bagian SDM membuat surat permohonan pengaktifan kembali tugas belajar/ijin belajar kepada Rektor;
  4. paraf dan tandatangan surat permohonan;
  5. penomoran dan stempel surat permohonan;
  6. Bagian SDM Fakultas menyampaikan surat permohonan pengaktifan dari tugas belajar/ijin belajar kepada Rektor;
  7. Bagian SDM menerima SK Pengaktifan kembali Pegawai dari tugas belajar/ijin belajar;
  8. Bagian SDM Fakultas membuat dan memproses SPMT dan SPMJ pegawai yang bersangkutan yang disampaikan kepada Bagian SDM Rektorat;
  9. Pegawai kembali melaksanakan tugas.
  1. Surat pengembalian tugas belajar/ijin belajar;
  2. Ijasah;
  3. Transkrip Nilai;
  4. Sertifikat Akreditasi Prodi saat lulus bagi lulusan dalam negeri;
  5. SK Penyetaraan ijasah bagi lulusan luar negeri;
  6. SK tugas belajar/ijin belajar;
  7. SK perpanjangan tugas belajar/ijin belajar jika melewati batas masa studi.
5Penerimaan Penghargaan Pegawai
  1. Pegawai menyiapkan dokumen persyaratan dalam bentuk PDF yang diusulkan ke Bagian SDM Rektorat;
  2. Pegawai mengusulkan kelengkapan dokumen dan upload dokumen secara mandiri pada tautan >>> DISINI
  3. Bagian SDM Rektorat memproses usul pencantuman gelar akademik pegawai yang bersangkutan.
  1. Asli Daftar Riwayat Hidup;
  2. Asli Surat Pernyataan Pertanggungjawaban Mutlak;
  3. Asli/legalisir SK CPNS;
  4. Asli/legalisir SK PNS;
  5. Asli/legalisir SK Pangkat terakhir;
  6. Asli/legalisir SK Jabatan terakhir;
  7. Asli/legalisir Penilaian Prestasi Kerja dalam 2 (dua) tahun terakhir, minimal nilai 85 (delapan puluh lima) tiap tahunnya;
  8. Asli/legalisir Piagam Satyalancana Karya Satya 10 tahun atau 20 tahun apabila pernah menerima penghargaan sebelumnya.
6Pensiun Pegawai
  1. Pegawai menyiapkan dokumen persyaratan dalam bentuk PDF yang diusulkan ke Bagian SDM Rektorat;
  2. Pegawai mengusulkan kelengkapan dokumen dan upload dokumen secara mandiri pada tautan >>> DISINI
  3. Bagian SDM Rektorat memproses usul pencantuman gelar akademik pegawai yang bersangkutan.
  1. Asli/legalisir SK CPNS;
  2. Asli/legalisir SK PNS;
  3. Asli/legalisir Kartu Pegawai;
  4. Asli/legalisir SK Pangkat Terakhir;
  5. Asli/legalisir SK Jabatan Terakhir;
  6. Akta Nikah disahkan oleh Pejabat KUA;
  7. Akta Kelahiran anak yang belum berusia 25 tahun, masih kuliah, belum pernah menikah dan belum mempunyai pekerjaan, disahkan oleh pejabat Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil;
  8. Asli/legalisir Kartu Keluarga;
  9. Penilai Prestasi Kerja (SKP) terakhir;
  10. Pas Photo (bagi PNS yang meninggal dunia Pas Photo Suami Istri);
  11. Nomor Pokok Wajbi Pajak (NPWP);
  12. Rekening Bank;
  13. Bagi PNS yang pernah menikah secara sah lebih dari satu istri/suami, baik masih hidup maupun sudah meninggal dunia, cerai hidup ataupun cerai mati dan mempunyai anak dari masing-masing suami/istri yang berusia paling tinggi 25 tahun, masih kuliah, belum bekerja dan belum pernah menikah agar melampirkan Akta Nikah masing-masing suami/istri;
  14. Bagi PNS yang memperoleh perbaikan masa kerja, agar melampirkan SK Perbaikan Masa Kerja (PMK) dimaksud;
  15. Daftar Riwayat Hidup;
7Pencantuman Gelar Akademik
  1. Pegawai menyiapkan dokumen persyaratan dalam bentuk PDF (kecuali pas photo dalam bentuk JPG) yang diusulkan ke Bagian SDM Rektorat;
  2. Pegawai mengusulkan kelengkapan dokumen dan upload dokumen secara mandiri pada tautan >>> DISINI
  3. Bagian SDM Rektorat memproses usul pencantuman gelar akademik pegawai yang bersangkutan.
  1. Ijasah;
  2. Transkrip Nilai;
  3. SK Penyetaraan ijasah bagi lulusan luar negeri;
  4. Akreditasi Prodi tempat studi pada saat lulus bagi lulusan dalam negeri;
  5. SK Tugas Belajar/Ijin Belajar;
  6. Perpanjangan SK Tugas Belajar/Ijin Belajar bagi yang melewati masa studi yang ditentukan;
  7. Asli/legalisir SK CPNS;
  8. Asli/legalisir SK PNS;
  9. Asli/legalisir SK Pangkat Terakhir;
  10. Asli/legalisir SK Jabatan Fungsional terakhir;
  11. SKP 2 tahun terakhir.
8Kenaikan Jabatan Fungsional Dosen
  1. Pegawai mengajukan permohonan kenaikan jabatan fungsional dengan menyampaikan Daftar Usulan Penetapan Angka Kredit (DUPAK);
  2. DUPAK yang disampaikan wajib disertai bukti Pendidikan dan Pengajaran, Penelitian, Pengabdian kepada masyarakat, dan Penunjang;
  3. Bagian SDM Fakultas membuat surat pengantar usulan kenaikan jabatan fungsional pegawai yang disampaikan kepada Rektor;
  4. Pegawai melakukan upload dokumen kelengkapan pada tautan >>> DISINI
  5. Bagian SDM Rektorat memproses usul kenaikan jabatan fungsional pegawai.
  1. Surat Pengantar dari PT;
  2. Print Out Resume lengkap dari laman pak.dikti.go.id (dengan stempel dinas serta tandatangan pejabat berwenang);
  3. Ijasah terakhir yang disahkan oleh pejabat berwenang (untuk ijasah S3 mohon sertakan status akreditasi prodi bagi lulusan dalam negeri);
  4. Ijasah luar negeri serta SK penyetaraan dari Dikti;
  5. Abstrak Disertasi/Tesis (Sesuai pendidikan terakhir);
  6. SK Pemberian Tugas Belajar yang disahkan pejabat berwenang (jika ada);
  7. SK Pengaktifan kembali setelah selesai melaksanakan tugas belajar yang disahkan pejabat berwenang (jika ada);
  8. DUPAK yang ditandatangani pejabat berwenang;
  9. PAK terakhir yang disahkan pejabat berwenang;
  10. SK jabatan terakhir yang disahkan pejabat berwenang;
  11. SK kenaikan pangkat terakhir yang disahkan pejabat berwenang;
  12. Penilaian Prestasi Kerja Pegawai (PPKP) dua tahun terakhir yang disahkan pejabat berwenang;
  13. Surat Pernyataan Melaksanakan Penelitian;
  14. Berita Acara Pertimbangan/Persetujuan Senat PT dan daftar hadir;
  15. Surat Pernyataan Pengesahan hasil validasi Karya Ilmiah;
  16. Surat Pernyataan Keabsahan Karya Ilmiah;
  17. Sertifikat Pendidik untuk Dosen.
9Kenaikan Pangkat/Golongan Ruang
  1. Pegawai mengajukan permohonan kenaikan pangkat/golongan ruang dengan melampirkan dokumen yang dibutuhkan;
  2. Bagian SDM Fakultas membuat surat pengantar usulan kenaikan pangkat/golongan ruang pegawai yang disampaikan kepada Rektor;
  3. Pegawai melakukan upload dokumen kelengkapan pada tautan >>> DISINI
  4. Bagian SDM Rektorat memproses usul kenaikan pangkat/golongan ruang pegawai.

              A.Kenaikan Pangkat Reguler

  • Nota Usul;
  • Surat Pengantar;
  • Surat Penunjukan PLT;
  • Salinan Sah SK Pangkat terakhir;
  • Salinan Sah SKP dan PPK 2 tahun terakhir;
  • Salinan sah tanda lulus ujian dinas tingkat I/II;
  • Salinan sah dari STTB/Ijasah/Diploma (bagi yang memperoleh peningkatan pendidikan);
  • Salinan sah perintah untuk tugas belajar (bagi yang sebelumnya tidak menduduki jabatan struktural dan JFT);
  • Salinan SK CPNS dan SK PNS untuk KP Pertama;
  • Salinan sah keputusan penugasan di luar instansi induk (bagi yang sebelumnya tidak menduduki jabatan struktural dan JFT).

    B.Kenaikan Pangkat Pilihan Jabatan Fungsional Tertentu.
  • Nota Usul;
  • Surat Pengantar;
  • Surat Penunjukan PLT;
  • Salinan sah SK Pangkat terakhir;
  • Salinan sah SK Jabatan terakhir;
  • Salinan Sah SKP dan PPK 2 tahun terakhir;
  • Asli PAK;
  • Asli klarifikasi PAK (untuk jabatan dokter, perawat, dokter gigi, apoteker, guru, pengawas sekolah, dan penilik);
  • Berita Acara Sumpah/Janji/Pelantikan Jabatan (untuk pelantikan setelah PP No.11 Tahun 2017 berlaku);
  • Surat Perintah Melaksanakan Tugas (SPMT) (untuk pelantikan sebelum PP No.11 Tahun 2017 berlaku);
  • Surat Pernyataan Pelantikan (untuk pelantikan setelah PP No.11 Tahun 2017 berlaku).

    C.Kenaikan Pangkat Pilihan Jabatan Struktural
  • Nota Usul;
  • Surat Pengantar;
  • Surat Penunjukan PLT;
  • Salinan sah SK Pangkat terakhir;
  • Salinan sah SK Jabatan terakhir;
  • Salinan Sah SKP dan PPK 2 tahun terakhir;
  • Berita Acara Sumpah/Janji/Pelantikan Jabatan (untuk pelantikan setelah PP No.11 Tahun 2017 berlaku);
  • Surat Perintah Melaksanakan Tugas (SPMT) (untuk pelantikan sebelum PP No.11 Tahun 2017 berlaku);
  • Surat Pernyataan Pelantikan (untuk pelantikan setelah PP No.11 Tahun 2017 berlaku);
  • Rekomendasi KASN tentang hasil seleksi terbuka JPT (untuk kenaikan pangkat setelah promosi JPT).

    D.Kenaikan Pangkat Pilihan PNS Selesai dan Lulus Tugas Belajar
  • Nota Usul;
  • Surat Pengantar;
  • Surat Penunjukan PLT;
  • Salinan sah SK Pangkat Terakhir;
  • Salinan sah SK Jabatan Terakhir;
  • Salinan sah SKP dan PPK 1 tahun terakhir;
  • Salinan sah STTb/Ijasah/Diploma;
  • Salinan sah perintah tugas belajar.
10Usul NITK
  1. Nomor Induk Tenaga Kependidikan (NITK) merupakan Nomor registrasi yang diberikan kepada Tenaga Kependidikan yang meliputi 23 (duapuluh tiga) jenis Tenaga Kependidikan berdasarkan Permenristekdikti Nomor 49 Tahun 2015.
  2. Pegawai mengusulkan permohonan NITK ke Bagian SDM Rektorat;
  3. Pegawai melakukan upload dokumen kelengkapan pada tautan >>> DISINI
  4. Bagian SDM Rektorat memproses usul NITK.
  1. KTP terbaru yang masih berlaku (berwarna/asli, bukan fotokopi);
  2. Foto terbaru berwarna;
  3. Kartu Keluarga terbaru yang masih berlaku (berwarna/asli, bukan fotokopi);
  4. SK CPNS (berwarna/asli bukan fotokopi);
  5. SK PNS (berwarna/asli bukan fotokopi);
  6. SK Penempatan terakhir / Nota Dinas (berwarna/asli bukan Fotokopi);
  7. Ijasah dan Transkrip (bagi lulusan PT luar negeri sertakan SK Penyetaraan Ijasah);
  8. SK Jabatan Fungsional (berwarna/asli bukan Fotokopi);
  9. SK Kepangkatan (berwarna/asli bukan Fotokopi).
11Usul NIDN
  1. Menurut Undang-Undang, NIDN adalah nomor induk yang diterbitkan pemerintah untuk setiap dosen tetap yang mengabdi di perguruan tinggi negeri maupun swasta;
  2. Pegawai mengusulkan permohonan NIDN ke Bagian SDM Rektorat;
  3. Pegawai melakukan upload dokumen kelengkapan pada tautan >>> DISINI
  4. Bagian SDM Rektorat memproses usul NIDN.
  1. Diangkat sebagai dosen tetap maksimal berusia 58 Tahun (Permenristekdikti Nomor 2 Tahun 2016);
  2. Tidak berstatus sebagai Pegawai Tetap Instansi lain yang meliputi : a) PNS non-Dosen (PNS Pemkot/Pemda, Polri, TNI, PNS K/L negara selain PNS dosen);
  3. Status kemahasiswaannya terdaftar di PDDikti untuk lulusan setelah tahun 2002;
  4. KTP terbaru yang masih berlaku (berwarna/asli, bukan fotokopi);
  5. Foto terbaru berwarna;
  6. Surat Keterangan Sehat Rohani (Harus dikeluarkan oleh Rumah Sakit Minimal Tipe C dengan masa berlaku 6 bulan terakhir);
  7. Surat Keterangan Sehat Jasmani (Harus dikeluarkan oleh Rumah Sakit Minimal Tipe C dengan masa berlaku 6 bulan terakhir);
  8. Surat Keterangan Bebas Narkotika (Harus dikeluarkan oleh Rumah Sakit Minimal Tipe C dengan masa berlaku 6 bulan terakhir);
  9. Surat Pernyataan dari Pimpinan PT;
  10. Surat Keterangan Aktif Melaksanakan Tridharma PT;
  11. Surat Perjanjian Kerja;
  12. SK Dosen Tetap (SK CPNS dan atau PNS bagi PNS);
  13. Ijasah lengkap (mulai S1/D4). Bagi lulusan PT luar Negeri disertakan SK Penyetaraan dari Dikti/PTN yang ditunjuk DIKTI;
  14. Jika memiliki Jabatan Fungsional, wajib melampirkan SK Jabatan Fungsional terakhirnya.
12Usul NIDK
  1. NIDK memiliki kepanjangan Nomor Induk Dosen Khusus, dalam UU nomor 26 Tahun 2015 didefinisikan sebagai nomor induk yang diterbitkan oleh kementerian untuk dosen yang diangkat perguruan tinggi berdasarkan perjanjian kerja yang pembiayaannya dibebankan pada perguruan tinggi;
  2. Saat diusulkan NIDK, berdasarkan Permenristekdikti Nomor 2 Tahun 2016 berusi paling tinggi: 64 Tahun (PNS, TNI, POLRI, Peneliti, Perekayasa, Praktisi), 65-69 Tahun (Dosen Purna Tugas selain Profesor), 70-78 Tahun (Profesor Purna Tugas)
  3. Pegawai mengusulkan permohonan NIDK ke Bagian SDM Rektorat;
  4. Pegawai melakukan upload dokumen kelengkapan pada tautan >>> DISINI
  5. Bagian SDM Rektorat memproses usul NIDK.
  1. KTP terbaru yang masih berlaku (berwarna/asli, bukan fotokopi);
  2. Foto terbaru berwarna;
  3. Surat Keterangan Sehat Rohani (Harus dikeluarkan oleh Rumah Sakit Minimal Tipe C dengan masa berlaku 6 bulan terakhir);
  4. Surat Keterangan Sehat Jasmani (Harus dikeluarkan oleh Rumah Sakit Minimal Tipe C dengan masa berlaku 6 bulan terakhir);
  5. Surat Keterangan Bebas Narkotika (Harus dikeluarkan oleh Rumah Sakit Minimal Tipe C dengan masa berlaku 6 bulan terakhir);
  6. Surat Pernyataan dari Pimpinan PT;
  7. Surat Perjanjian Kerja minimal 2 tahun;
  8. SK sebagai Dosen dengan Perjanjian Kerja/Dosen Khusus;
  9. Ijasah lengkap (mulai S1/D4). Bagi lulusan PT luar Negeri disertakan SK Penyetaraan dari Dikti/PTN yang ditunjuk DIKTI;
  10. Surat izin dari Pimpinan instansi induknya (Menteri. Kepala Lembaga, Kepala Staf TNI, Kepala Polri, Kepala Daerah, Direktur Utama) atau yang diberikan kewenangan oleh pimpinan tersebut, jika ybs masih sebagai pegawai atau karyawan aktif;
  11. NIDK diperuntukkan bagi pegawai aktif dan dosen purna tugas (bukan pensiunan);
  12. Surat Keterangan mengajar dan jadwal mengajar minimum 1 (satu) semester dalam 1 (satu) tahun sebanyak 4 (empat) SKS, yang disahkan oleh Pimpinan PT;
  13. Dosen Asing :
    a) izin kerja di Indonesia;
    b) Jabatan akademik paling rendah associate professor, dan
    c) Paling sedikit memiliki 3(tiga) publikasi internasional dalam jurnal internasional bereputasi.
  14. Perpanjangan NIDK: Surat Perjanjian Kerja dari PT dan Surat Keterangan Sehat Jasmani dan Rohani serta Bebas Narkoba.
13Usul NUP
  1. Nomor Urut Pendidik (NUP) adalah nomor urut yang diterbitkan oleh Kementerian untuk Dosen, Instruktur, dan Tutor yang tidak memenuhi syarat diberikan NIDN atau NIDK;
  2. Pegawai mengusulkan permohonan NUP ke Bagian SDM Rektorat;
  3. Pegawai melakukan upload dokumen kelengkapan pada tautan >>> DISINI
  4. Bagian SDM Rektorat memproses usul NUP.
  1. KTP terbaru yang masih berlaku (berwarna/asli, bukan fotokopi);
  2. Foto terbaru berwarna;
  3. Surat Keterangan Sehat Rohani (Harus dikeluarkan oleh Rumah Sakit Minimal Tipe C dengan masa berlaku 6 bulan terakhir);
  4. Surat Keterangan Sehat Jasmani (Harus dikeluarkan oleh Rumah Sakit Minimal Tipe C dengan masa berlaku 6 bulan terakhir);
  5. Surat Keterangan Bebas Narkotika (Harus dikeluarkan oleh Rumah Sakit Minimal Tipe C dengan masa berlaku 6 bulan terakhir);
  6. Surat Pernyataan dari Pimpinan PT;
  7. Surat Perjanjian Kerja;
  8. SK sebagai Dosen KOntrak/Tidak Tetap/Instruktur/Tutor;
  9. Ijasah lengkap (mulai S1/D4). Bagi lulusan PT luar Negeri disertakan SK Penyetaraan dari Dikti/PTN yang ditunjuk DIKTI;
  10. Melampirkan SK jabatan fungsional dosen (jika ada);

FPIK